Gmailの検索演算子を利用して必要なメールを一発で検索する方法

Gmailの検索機能は汎用性が高く、簡単な検索機能はもちろん検索演算子を組み合わせてより複雑な検索条件を指定してメールを検索することができます。
今回は基本的な検索演算子のまとめや検索演算子を応用する方法などを紹介したいと思います。

とても長くなるので目次を活用くださいませ。

検索演算子一覧

先ずは基本的に使用するであろう検索演算子を一覧で説明します。

基本的に使用しやすい検索演算子でも結構な量になります。
ただ、上記の演算子を組み合わせて使用するのがGmailの真骨頂だと思うので、下記に知っておくと便利な演算子の詳細と、演算子を組合わせる時に使用するブール演算子の説明します。

label:について

label:はとても汎用性が高く、覚えておくと検索作業が捗る演算子です。
ラベルで検索する時は通常自分が作成したラベルに振り分けているメールを検索する時に使用しますが、Gmailでは提供しているメールトレイもシステムラベルとなるので同じlabel:演算子で検索が可能になっています。

例えば未読メールの演算子はis:unreadですが未読メールもラベルとして扱われているのでlabel:unreadで検索が可能です。
スターが付いているメール、ミュートのメール、迷惑メール、送信済みメールなどもラベルになるので、そのようなメールはlabel:むしろl:で代替検索ができます。

下記はlabel:で代替できる演算子の一覧です。

以上がlabel:で代替できる演算子です。
これで検索する際にis:なのかin:なのかcategory:なのかと迷わなくて済むので便利な機能ですね。

アーカイブメール検索方法

label:演算子の便利な仕様方法の一つとしてアーカイブメールがあります。
アーカイブメールは受信トレイを整理する目的で用意されている機能です。
アーカイブメールの仕様は公式サイトを御確認ください。メールのアーカイブまたはミュート

ミュートされたメールは検索演算子で検索できますが、アーカイブメールには用意されていないようです。
アーカイブされたメールのみを検索したい場合は-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inboxとなります。
これらの演算子はlabel:で代替えできるので-l:spam -l:trash -l:sent -l:drafts -l:inboxという検索方法でも可能ということになります。
-ハイフンは指定したキーワードを除外する演算子で詳しくは後述します。

has:で使用できる演算子

has:は添付ファイル付きのメールを検索する演算子ですが、前述したattachmentを変更することで、添付ファイルの種類を絞って検索することができます。
また、添付ファイルのみではなくラベルの有無、アイコンの有無、サークルからのメールでの検索も可能です。

下記にhas:で使用できる演算子の種類を一覧で説明します。

以上がhas:で使用できる演算子になります。
便利な使用例としては「会議」という名前のついたEXCELファイルが添付されているメールを検索する場合はhas:spreadsheet filename:会議と入力します。
過去の資料などを検索するときなどはとても便利な演算子だと思います。

ブール演算子と複数の演算子を組み合わせる方法

これまで記載した演算子で様々な条件での検索が可能ですが、これらを組み合わせるとより精度の高い検索が可能です。
下記に基本的な演算子の組み合わせ方と、演算子と共に使用できる演算子の説明をします。

スペース

基本的な組み合わせ方です。
指定したキーワードにスペースを入れると両方が含まれるメールを検索します。

スペース使用例1

マウス キーボード

「マウス」と「キーボード」が含まれるメールの検索を行います。
もちろん前述した他の検索演算子でも同じことが言えます。

スペース使用例2

l:important has:attachment

重要ラベルが付与されているメールで添付ファイルがあるメールを検索します。

ORまたは{}

指定したキーワードにORを入れるといずれかが含まれるメールを検索します。
ORは大文字で入力する必要があります。
指定したキーワードを{}で囲ってスペースでも同じ動きになります。

ORまたは{}使用例1

マウス OR キーボード　もしくは　{マウス キーボード}

「マウス」もしくは「キーボード」が含まれるメールを検索します。
他の検索演算子と組み合わせると以下のようになります。

ORまたは{}使用例2

l:spam OR l:trash 会議　もしくは　{l:spam l:trash} 会議

迷惑メールかゴミ箱にあるメールで「会議」が含まれるメールを検索します。

-「ハイフン」

指定したいキーワードの先頭に-ハイフンを入れるとキーワードを含まない（除外）メールを検索します。

-ハイフン使用例1

-マウス

「マウス」を含まないメールを検索します。
他の検索演算子と組み合わせると以下のようになります。

-ハイフン使用例2

l:anywhere -会議

全てのメールから「会議」が含まれないメールを検索します。

グループ化

()もしくは{}で指定したキーワードを囲むことでキーワードをグループ化できます。
()の場合は指定したキーワード両方(AND)を含む、{}の場合は指定したキーワードいずれか(OR)を含むメールを検索します。

()使用例

subject:(マウス キーボード)

「マウス」と「キーボード」両方が件名に含まれるメールを検索します。

{}使用例

subject:{マウス キーボード}

「マウス」と「キーボード」いずれかが件名に含まれるメールを検索します。
他の検索演算子と組み合わせると以下のようになります。

()と{}を組み合わせた使用例

l:{social promotions} newer_than:1y -subject:(セミナー 会議)

「ソーシャル」か「プロモーション」へ一年以内に受信しているメールの件名に「セミナー」と「会議」が含まれないメールを検索します。

""「ダブルクォート」

""でキーワードを囲むことで指定したフレーズに完全一致したメールを検索します。

""使用例

"本年度の会議 2017"

「本年度の会議 2017」というフレーズを含むメールを検索します。
スペースが含まれるフレーズで検索ができるので検索範囲を絞ることができます。

検索演算子を使った条件でフィルタを作成

説明した様々な演算子で複雑な条件を検索することが可能になります。
そこで今後も条件に含まれるメールをラベル指定して管理をする必要が出てくると思います。

最後に演算子で指定した条件でフィルタを作成する方法を説明していきます。今回は例として「アーカイブ」されたメールにフィルタを作成してラベルを付与していきます。
まずGmailの上部検索ボックス右側の▼をクリックします。

検索条件入力画面が表示されるので「含む」の項目に前述したアーカイブメールのみを検索する演算子を記入します。
前述したグループ化の方法で記入すると。下記のようになります。

記入後「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

今回はアーカイブされたメールのフィルタなのでラベルを新規で作成して付けます。
ラベル名を「アーカイブ」とするとシステムラベルとして確保されているとのことなので、「アーカイブメール」としました。

「ラベルを付ける」と下部の「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックをします。

左下の「フォルタを作成」をクリックして、完成です。
これでアーカイブされたメールをわざわざ検索演算子を入力せずともサクッと確認できるようになります。

他のメールアドレスをGmailで送受信できるようにすると、今回説明したメール検索やフィルター機能を使用することができるのでメール関係の作業がとても便利になります。Gmailで送受信する方法は下記記事を御確認ください。

関連記事一つのGmailアドレスで複数メールアドレスのメール送受信を行う方法

続きを読む...

複数メールアドレスを持っている方は多いかと思います。 個人的に最近はメールをあまり使用しなくなったと感じていますが、それでも4つくらいのアドレスに日々メールが届きます。 今回はこのような複数メールアドレスで送受信するメールをGmailで一括管理する方法を説明します。 Gmailは優れた機能を持つメー...

以上になります。今回も大変長くなりましたがGmailを活用する一助になれば幸いです。