今回はこのような複数メールアドレスで送受信するメールをGmailで一括管理する方法を説明します。

Gmailは優れた機能を持つメーラーなので、他のメールアドレスで送受信したメールをGmailで管理できると、便利になり業務効率がグッと上がるかと思います。

他のメールアドレス宛のメールをGmailで受信

Gmailを開き右上の➡︎「設定」を選択します。

設定画面を開いたら、「アカウントとインポート」➡︎「メールアカウントを追加」へ進みます。

「メールアカウントの追加」画面が立ち上がるのでGmailで受信したいメールアドレスを入力します。

メールアカウントをリンクする方法を選ぶ画面になります。

一つの選択肢にある「Gmailify」はYahoo、AOL、Outlook、Hotmailなどのメールアカウントのみ選択可能である機能で、Gmail機能をより完全に連動させることが可能です。
しかし、追加可能なメールアカウントは1つまでです。

今回は他のメールアドレスでも追加可能な「POP3」での追加方法を説明します。
こちらの方法では5つまでメールアカウントを追加可能です。

次に追加するメールアドレスのユーザー名やパスワード、メールサーバーなどの詳細情報を入力します。

ここでは4つの設定が行えます。（メールアカウント追加後に再度変更可能です）

参照サイトメールのアーカイブまたはミュート

これで他のメールアドレス宛のメールをGmailで受信できるようになります。
引き続き送信時にも同メールアカウントから送信できるように追加することもできます。

メールアカウント追加後はメールの同期状況が確認できます。
下記を見たらわかるように定期的にメールをチェックしているので、受信するまでに多少のタイムラグがあります。

続いて他のメールアカウントを使用してGmailからメール送信する方法は下記に説明します。

Gmailで他のメールアドレスを使用してメールを送信

受信メールアカウントと同様に5つまでメールアドレスを追加可能です。

受信メールアカウント追加時と同様にGmail画面右上の➡︎「設定」➡︎「アカウントとインポート」➡︎「他のメールアドレスを追加」へ進みます。

登録するメールアドレスの名前（Gmail上の表記）と追加するメールアドレスを入力します。

「エイリアスとして扱います。」にチェックを入れると、追加したメールアドレスでメールを送信した際に、送信先にGmailアドレスも表示されます。また、相手が返信する際の宛先もGmailアドレスへ返信されます。

次に追加する送信メールアドレスのユーザー名やパスワード、メールサーバーなどの詳細情報を入力します。

詳細情報入力後、追加したメールアドレスへ確認コードが送信されるので、確認コード入力後送信用メールアドレスの登録が完了します。

このようにGmailから送信できるメールアドレスが追加されます。

以上です。
登録したメールアカウントは設定➡︎「アカウントとインポート」➡︎「情報を編集」より再度設定内容の変更が可能です。

Gmailで複数メールアカウントを一括管理するメリット

複数のメールアドレスで受信したメールをGmailだけで確認できるだけでも、業務の簡素化に役立ちますが、冒頭でもお伝えした通り、Gmailはメールを使用する上でかなり便利な機能があります。
例えば複雑な条件で過去のメールを検索したり、その複雑な条件を使用して受信メールをフィルターしたりすることができます。ここら辺がとても高機能なので個人的にメールはGmail以外あまり使用しません。

他のメールアドレスで受信したメールを好みの条件でフィルターをかけ、必要なメールのみ目を通すことによって普段の業務がかなり効率化するはずです。

Gmailでフィルターを使用する方法は簡単です。詳細は下記記事を御覧ください。

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検索演算子を使用することでかなり詳細・多彩な条件下でメールの検索を行うことができます。
少し長くなりますが、より詳しく知りたい場合は下記記事を御確認ください。

関連記事Gmailの検索演算子を利用して必要なメールを一発で検索する方法

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Gmailの検索機能は汎用性が高く、簡単な検索機能はもちろん検索演算子を組み合わせてより複雑な検索条件を指定してメールを検索することができます。 今回は基本的な検索演算子のまとめや検索演算子を応用する方法などを紹介したいと思います。 とても長くなるので目次を活用くださいませ。 検索演算子一覧 先ずは...

見る必要のないメール通知で時間を取られるほど無駄なことは無いなと感じていますので是非活用してみてください。

とても長くなるので目次を活用くださいませ。

検索演算子一覧

先ずは基本的に使用するであろう検索演算子を一覧で説明します。

基本的に使用しやすい検索演算子でも結構な量になります。
ただ、上記の演算子を組み合わせて使用するのがGmailの真骨頂だと思うので、下記に知っておくと便利な演算子の詳細と、演算子を組合わせる時に使用するブール演算子の説明します。

label:について

label:はとても汎用性が高く、覚えておくと検索作業が捗る演算子です。
ラベルで検索する時は通常自分が作成したラベルに振り分けているメールを検索する時に使用しますが、Gmailでは提供しているメールトレイもシステムラベルとなるので同じlabel:演算子で検索が可能になっています。

例えば未読メールの演算子はis:unreadですが未読メールもラベルとして扱われているのでlabel:unreadで検索が可能です。
スターが付いているメール、ミュートのメール、迷惑メール、送信済みメールなどもラベルになるので、そのようなメールはlabel:むしろl:で代替検索ができます。

下記はlabel:で代替できる演算子の一覧です。

以上がlabel:で代替できる演算子です。
これで検索する際にis:なのかin:なのかcategory:なのかと迷わなくて済むので便利な機能ですね。

アーカイブメール検索方法

label:演算子の便利な仕様方法の一つとしてアーカイブメールがあります。
アーカイブメールは受信トレイを整理する目的で用意されている機能です。
アーカイブメールの仕様は公式サイトを御確認ください。メールのアーカイブまたはミュート

ミュートされたメールは検索演算子で検索できますが、アーカイブメールには用意されていないようです。
アーカイブされたメールのみを検索したい場合は-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inboxとなります。
これらの演算子はlabel:で代替えできるので-l:spam -l:trash -l:sent -l:drafts -l:inboxという検索方法でも可能ということになります。
-ハイフンは指定したキーワードを除外する演算子で詳しくは後述します。

has:で使用できる演算子

has:は添付ファイル付きのメールを検索する演算子ですが、前述したattachmentを変更することで、添付ファイルの種類を絞って検索することができます。
また、添付ファイルのみではなくラベルの有無、アイコンの有無、サークルからのメールでの検索も可能です。

下記にhas:で使用できる演算子の種類を一覧で説明します。

以上がhas:で使用できる演算子になります。
便利な使用例としては「会議」という名前のついたEXCELファイルが添付されているメールを検索する場合はhas:spreadsheet filename:会議と入力します。
過去の資料などを検索するときなどはとても便利な演算子だと思います。

ブール演算子と複数の演算子を組み合わせる方法

これまで記載した演算子で様々な条件での検索が可能ですが、これらを組み合わせるとより精度の高い検索が可能です。
下記に基本的な演算子の組み合わせ方と、演算子と共に使用できる演算子の説明をします。

スペース

基本的な組み合わせ方です。
指定したキーワードにスペースを入れると両方が含まれるメールを検索します。

スペース使用例1

マウス キーボード

「マウス」と「キーボード」が含まれるメールの検索を行います。
もちろん前述した他の検索演算子でも同じことが言えます。

スペース使用例2

l:important has:attachment

重要ラベルが付与されているメールで添付ファイルがあるメールを検索します。

ORまたは{}

指定したキーワードにORを入れるといずれかが含まれるメールを検索します。
ORは大文字で入力する必要があります。
指定したキーワードを{}で囲ってスペースでも同じ動きになります。

ORまたは{}使用例1

マウス OR キーボード　もしくは　{マウス キーボード}

「マウス」もしくは「キーボード」が含まれるメールを検索します。
他の検索演算子と組み合わせると以下のようになります。

ORまたは{}使用例2

l:spam OR l:trash 会議　もしくは　{l:spam l:trash} 会議

迷惑メールかゴミ箱にあるメールで「会議」が含まれるメールを検索します。

-「ハイフン」

指定したいキーワードの先頭に-ハイフンを入れるとキーワードを含まない（除外）メールを検索します。

-ハイフン使用例1

-マウス

「マウス」を含まないメールを検索します。
他の検索演算子と組み合わせると以下のようになります。

-ハイフン使用例2

l:anywhere -会議

全てのメールから「会議」が含まれないメールを検索します。

グループ化

()もしくは{}で指定したキーワードを囲むことでキーワードをグループ化できます。
()の場合は指定したキーワード両方(AND)を含む、{}の場合は指定したキーワードいずれか(OR)を含むメールを検索します。

()使用例

subject:(マウス キーボード)

「マウス」と「キーボード」両方が件名に含まれるメールを検索します。

{}使用例

subject:{マウス キーボード}

「マウス」と「キーボード」いずれかが件名に含まれるメールを検索します。
他の検索演算子と組み合わせると以下のようになります。

()と{}を組み合わせた使用例

l:{social promotions} newer_than:1y -subject:(セミナー 会議)

「ソーシャル」か「プロモーション」へ一年以内に受信しているメールの件名に「セミナー」と「会議」が含まれないメールを検索します。

""「ダブルクォート」

""でキーワードを囲むことで指定したフレーズに完全一致したメールを検索します。

""使用例

"本年度の会議 2017"

「本年度の会議 2017」というフレーズを含むメールを検索します。
スペースが含まれるフレーズで検索ができるので検索範囲を絞ることができます。

検索演算子を使った条件でフィルタを作成

説明した様々な演算子で複雑な条件を検索することが可能になります。
そこで今後も条件に含まれるメールをラベル指定して管理をする必要が出てくると思います。

最後に演算子で指定した条件でフィルタを作成する方法を説明していきます。今回は例として「アーカイブ」されたメールにフィルタを作成してラベルを付与していきます。
まずGmailの上部検索ボックス右側の▼をクリックします。

検索条件入力画面が表示されるので「含む」の項目に前述したアーカイブメールのみを検索する演算子を記入します。
前述したグループ化の方法で記入すると。下記のようになります。

記入後「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

今回はアーカイブされたメールのフィルタなのでラベルを新規で作成して付けます。
ラベル名を「アーカイブ」とするとシステムラベルとして確保されているとのことなので、「アーカイブメール」としました。

「ラベルを付ける」と下部の「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックをします。

左下の「フォルタを作成」をクリックして、完成です。
これでアーカイブされたメールをわざわざ検索演算子を入力せずともサクッと確認できるようになります。

他のメールアドレスをGmailで送受信できるようにすると、今回説明したメール検索やフィルター機能を使用することができるのでメール関係の作業がとても便利になります。Gmailで送受信する方法は下記記事を御確認ください。

関連記事一つのGmailアドレスで複数メールアドレスのメール送受信を行う方法

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以上になります。今回も大変長くなりましたがGmailを活用する一助になれば幸いです。

フィルタ作成

Gmail画面上部検索ボックス右側の下矢印▼をクリックします。

フィルタ条件入力画面が表示されます。
使用できる条件は「from:送信元」、「To:送信先」、「件名」、キーワードを「含む」/「含まない」、「添付ファイルがあるか」、「チャットを除外するか」、「メールのサイズ」、「送受信した日付」などから条件を指定できます。

今回はGmailアドレスから受信している件名が「会議」で販促というキーワードが含まれ、添付ファイルがあるメールを条件にフィルタを作成します。
条件を入力し終えたら画面右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

指定した条件に一致したメールに対してのアクションを指定する画面になります。
今回は指定した条件に一致したメールに対して「会議資料」というラベルを作成して付与していきます

会議資料のラベルが作成されました。
今後は指定した条件に一致したメールはラベルに格納されます。

受信メールからフィルタを作成

受信しているメールから作成すると、メールアドレスを入力する手間が省けます。
対象のメールがたくさんある場合などは直感的に作成できるので便利です。
方法は右上辺りに下矢印▼があるのでこちらをクリックします。
上部の「その他」でも可能ですが、ここではこちらで説明します。

「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

該当するメールの表示を確認したら同様に右下の「この検索条件でフィルターを作成する」を選択します。

フィルターの設定

重要度の低いメールや、定期的にラベルをチェックする場合はスキップ「アーカイブ」にチェックを入れましょう。受信トレイがすっきりして使いやすくなります。
該当する「ラベル」を選択しチェックを入れます。
最後に「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にもチェックを入れます。
もちろんメールの種類によって条件は様々なので必要に応じてチェックは変更してください。

ここではGmailで作成した自動振り分け設定を変更したい時の編集方法を紹介します。
メールの種類が増えてくると、分類する基準も変わって来ますので是非試していただければと思います。

作成したフィルタを編集

作成したフィルタの条件などを変更する方法を説明します。
Gmailトップ画面の右上にある歯車のマークをクリックし、「設定」を選択します。

次に「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックするとこのように現在使用中のフィルター一覧が表示されます。
該当するメールアドレス右側に「編集」、「削除」があるので目的に合わせて選択します。

フィルタ条件、実行内容編集

あとは該当するフィルタ内容を編集していきます。
条件、実行内容も色々できますので希望にあった内容でフィルタを更新します。
「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」を忘れずにしましょう。

以上がフィルタの編集方法になります。

以上で設定は終了になります。
個人的にGmailのフィルタ機能は性能が高いと思うので、必要の無いメール等はGmailにまとめて送るようにして整理しています。
日頃のこまめな整理が仕事の効率化につながると信じています。

Gmailでは検索演算子を利用してとても細かい条件でメールを検索することができます。
もちろん使用した条件をフィルタとして適用することも可能なので、活用できるととても役立ちます。下記記事で詳細を説明していますので興味があれば確認してみてください。

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Gmailで他のメールアドレスを送受信できるようにすると、今回説明したGmailのフィルター機能を使用できるのでとても利便性が上がります。
詳しくは下記記事を御確認ください。

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